ÜZLETI GMAIL CÉGES DOMAINON = GOOGLE WORKSPACE

A vállalkozások életében egyre fontosabb szerepe van a digitális adatvagyonnak. A cégvezető érdeke és felelőssége, hogy ellenőrzés alatt tartsa az elektronikus dokumentumokat, levelezést, naptár- és névjegyadatokat, a számítógépeken és okostelefonokon elérhető céges adatokat.

A munkatársakkal, partnerekkel közösen bonyolított ügyek számának növekedése egyre jobban nehezíti a …@gmail.com fiókot használó vállalkozások esetén a digitális tartalmak kontrollját.

A vállalkozások számára kialakított, üzleti Gmail szolgáltatás logikus, áttekinthető adminisztrációs felülete és a csoportos használatot segítő extra szolgáltatási elemek lehetővé teszik a biztonságos, hatékony cégműködtetést.

GMAIL.com egyezések

  • számítógépes használathoz ugyanazon a https://gmail.com felületen kell belépni, mint a gmail.com fiók esetén

  • okostelefonra és tabletre ugyan úgy kell beállítani, mint a gmail.com fiókot

  • számítógépen és okostelefonon is ugyanaz a felhasználói felület és elérhető az összes funkció, ami a gmail.com fiókban

  • az email mellett az összes Google szolgáltatás (Google Drive, Naptár, Dokumentumok, Táblázatok stb.) elérhető, ami a gmail.com fiók esetén is

DOMAIN(OK) ÉS FELHASZNÁLÓ(K)

Az üzleti Gmail a tulajdonos domain-jához kapcsolódó Google Workspace szolgáltatás csomag, melyben tetszőleges számú felhasználói fiókot lehet kialakítani fiókazonosító email cím és a kezdeti jelszó beállításával.
 
Az elsődleges domain-nal történő regisztrációt követően, további saját domain-okat is fel lehet venni a rendszerbe.  A felhasználók fiókazonosító email címe bármely saját domain-nal kialakítható. 
 
A felhasználói fiókokhoz a fiókazonosító email címen túl, további email címek is beállíthatók, ezeket email alias-oknak hívják.

AZ ÜZLETI GMAIL KIEMELT FUNKCIÓI

A felhasználókat, a szolgáltatási elemeket, a digitális eszközöket stb. egy adminisztrációs felületen lehet kezelni. Ez az ún. vezérlőpult (Dashboard) számítógép böngészőből érhető el, de a felhasználók és csoport email címek alapvető kezelésére rendkívül egyszerűen használható okostelefonos alkalmazás is.

Google Workspace admin dashboard

A gmail.com fiókokhoz hasonlóan a tárhelybe tartozik az email állomány, a dokumentumok és a fotók összessége. A gmail.com fiók 15 GB tárhelyéhez képest az üzleti Gmail-ben nagyobb és testreszabhatóbb a tárhely. A felhasználható tárhely mérete a Google Workspace előfizetéstől függ:

  • Google Workspace Business Starter esetén 30 GB / felhasználó
  • Google Workspace Business Standard esetén 2 TB / felhasználó
  • Google Workspace Business Plus esetén 5 TB / felhasználó

 

Ugyanakkor a cégek a felhasználók számának és az előfizetésnek megfelelő össz-tárhely mennyiséggel szabadon is gazdálkodhatnak ún egyéni tárhely házirend kialakításával. Ebben az esetben tetszőleges tárhely kapacitású felhasználói csoportokat lehet létrehozni úgy, hogy az előfietés össz-tárhely kapacitását ne haladja meg a felhasználóknak kiosztott keretek összessége.

Megosztott meghajtó

A Google Workspace Business Standard és Plus előfizetések esetén ún. megosztott meghajtók kialakítására is lehetőség van. Ez a műszaki megoldás felel leginkább meg a céges dokumemtum szerver funkciónak, hiszen ebben az esetben nem kötődik egy adott felhasználóhoz a meghajtó, hanem ahhoz központilag (cég szinten) lehet munkatársakat hozzárendelni.

A Google Workspace-ben központilag lehet menezselni, hogy az abban kezelt adatokat mely számítógépekről, okostelefonokról és tabletekről lehesse elérni. Ez a funkció külső támadások vagy esetleges cégen belüli problémák esetén is rendkívül hasznos.

Az esetleges icidensek gyors beavatkozást igényelhetnek, ezért különösen praktikus, hogy az eszközmenedzselő funkció egyszerűen használható okostelefonos admin alkalmazáson is.

A Gmail.com fiókokhoz hasonlóan saját naptárak és más által megosztott naptárak is kezelhetők a Google Workspace fiókokban. És szintén a Gmail.com fiókokhoz hasonlóan beállíthatók a Google Workspace naptárak is az okostelefonok naptár alkalmazásában.

Az adminisztrációs felületen lehet beállítani, hogy a felhasználók cégen kívüli személyekkel is megoszthassák-e a naptáraikat. A központi admin felületen lehet létrehozni a különböző műszaki eszközök (pl. projektor), tárgyalótermek, járművek használatát kezelő erőforrás naptárakat is.

A Google Webhely egy egyszerű honlapépítő alkalmazás, ami további Google szolgáltatásokkal (Google Űrlap, YouTube, Google Diák stb) együttműködve rendkívül üzembiztos, számítógépen és okostelefonon is szakszerűen megjelenő (reszponzív) weboldalak létrehozását teszi lehetővé. A Google Workspace-ben kialakított Google Webhely beállítható a saját domainra

A Google Workspace szolgáltatáscsomag része az AppSheet alkalmazásépítő. AppSheet-tel egyszerűen kialakítható, céggel együtt fejlődő, univerzális nyilvántartás és egyszerűbb munkafolyamatok automatizálása.

Az AppSheet alkalmazásokat honlapunk ALKALMAZÁSOK menüpontja alatt ismertetjük részletesebben.

 

ADAT KÖLTÖZTETÉS GMAIL.COM RÓL ÜZLETI GMAIL-RE 

A …@gmail.com fiókból Google Workspace-re történő átálláskor az email állomány, a Google Drive dokumentumok, a naptárbejegyzések és a névjegyek átköltöztetése egyszerűen megoldható.

Elektronikus adatok (levelezés, dokumentumok stb) költöztetése átgondolást és tervezést igénylő feladat.

Az email fiókok kialakításához szükséges a munkatársak fiókazonosító email címének, az email aliasok és csoport email címek meghatározása.

A dokumentumok költöztetéséhez első lépésként egy digitális tartalom leltárt érdemes készíteni. Ilyenkor szerencsés újragondolni a mappa struktúrát, annak elnevezéseit valamint a file-ok elnevezésének a szabályait is.