Google Drive Megosztott Meghajtó

A Google Drive Megosztott Meghajtó a felhasználók egy-egy csoportja által közösen kezelt dokumentumok kezelésére kialakított tároló.

Ellentétben a Google Drive Saját Meghajtón elhelyezett állományokkal, a Megosztott Meghajtó tartalma nem a file-t feltöltő felhasználó, hanem a cég „tulajdona”, ami az adatok felügyelete, biztonsága szempontjából jelentős különbség.

Mire való a Drive Megosztott Meghajtó?

A hatékony munka érdekében az elektronikus dokumentumokhoz és mappákhoz a Google Workspace -en belüli munkatársak és külső üzleti partnerek számára is hozzáférést kell biztosítani.

A munkafolyamat automatizálás következtében ma már nem csak emberek, hanem alkalmazások is készítenek és töltenek anyagokat közös mappákba.

Minél több a munkatárs és minél intenzívebb a külső partnerekkel való együttműködés, annál nagyobb kihívást és kockázatot jelent a különféle dokumentumok hozzáféréseinek a felügyelete.

A Drive Megosztott Meghajtó használata nagyon fontos lépés a cég szinten menedzselt, ellenőrzött dokumentum kezelés érdekében.

Mi a hátránya a Saját Meghajtón kezelt céganyagoknak?

A Google Drive Saját Meghajtóban elhelyezett dokumentumok tulajdonosa minden esetben a dokumentumot feltöltő felhasználó. Ez a felhasználó rendelkezhet a feltöltött anyag cégen belüli és cégen kívüli megosztásáról.

Ha a cégen kívüli megosztás nincs korlátozva, akkor a munkatársak Saját Meghajtón létrehozott és megosztott mappái és file-jai kikerülhetnek a cég ellenőrzése alól, mert ezeket admin felületen nem lehet felügyelni.

Kivételt képez az az eset, ha a szervezeten kívüli megosztások ellenőrzésére kifejlesztett rendszert alkalmaz a cég, mert akkor a Saját Meghajtóról történő megosztások is monitorozhatók. Erről a A Szervezeten kívüli Drive megosztás veszélyei és szükségessége bejegyzésben részletesen olvashat.

Ha a cégen kívüli megosztás nem engedélyezett, akkor a felhasználók kevésbé hatékonyan tudják a munkájukat végezni.

Mely előfizetésben érhető el Megosztott Meghajtó?

A Google hivatalos hirdetménye szerint a Drive Megosztott Meghajtó 2024-ben már minden Google Workspace előfizetésben elérhető lesz:

Business Starter customers will get access to some shared drives functionality later in 2024. You’ll be able to create shared drives and add members, files, and folders. However, to use admin security, sharing, and user settings for shared drives, your organization needs Business Standard or higher.

Jelenleg Business Standard vagy magasabb szintű előfizetésekben működik.

Jogosultságok kezelése Megosztott Meghajtón

Minden tag láthatja az összes file-t és mappát.

	Kezelő Manager	Tartalom kezelő Content manager	Közreműködő Contributor	Hozzászóló Commenter	Olvasó Viewer
File-ok, mappák láthatósága	+	+	+	+	+
File-ok kommentálása	+	+	+	+
File szerkesztés	+	+	+
Mappa és File hozzáadása	+	+	+
Jogosultság kiosztás egyes file-ok eléréséhez	+	+	+
File visszaálltás kukából	+	+	+
File mozgatás Saját-ból Megosztott meghajtóba	+	+	+
File-ok, mappák kukába helyezése	+	+
Megosztott meghajtón belüli File és mappa mozgatás	+	+
Mappa mozgatás Saját-ból Megosztott meghajtóba	+
File-ok mozgatása Megosztott meghajtók között	+
Tag hozzáadása és visszavonása Megosztott meghajtóhoz	+
Tagok hozzáférési szintjének meghatározása	+
File-ok végleges törlése	+
Téma átnevezés és módosítás	+
Megosztott meghajtó törlése	+

A Megosztott Meghajtó hozzáférésének angol nyelvű ismertetője a Google Workspace Help Centerben.

Megosztott Meghajtó tárhely korlát beállítása

A Drive Megosztott Meghajtó 400 000 elem tárolását teszi lehetővé, ahol elemnek számít minden file, mappa és hivatkozás. Almappák létrehozhatók max 20 szint mélységben.

A felhasználónként, naponta max 750 GB anyag tölthető és másolható. Az adminisztrátor beállíthat Megosztott meghajtónként tárhely korlátot.

Tartalom áthelyezés Megosztott Meghajtóra

Nagy mennyiségű dokumentum Megosztott meghajtóra történő költöztetése körültekintést igénylő feladat.

File-ok és mappák Megosztott Meghajtóra költöztetésének angol nyelvű ismertetője a Google Workspace Help Centerben.