AKTÍV Google Workspace ELŐFIZETŐK FIGYELMÉBE
HOGYAN NÖVELHETŐ AZ ÜZLETI TELJESÍTMÉNY?
HOGYAN CSÖKKENTHETŐK A KÖLTSÉGEK?
A Google Workspace felhasználók többsége szinte kizárólag email-ek kezelésére használja a szolgáltatást és nem alkalmazza az előfizetési csomagban elérhető további funkciókat.
Google munkakörnyezet bevezetéskor a cégek az email használatra koncentrálnak, ezt követően pedig akár évekig sem kerül újra „terítékre” ez a téma, pedig a hasznosításával jelentősen fokozható az üzleti teljesítmény, csökkenthetők a költségek, javítható az emberi erőforrás hasznosítása!
A GOOGLE WORKSPACE TÖBB SZOLGÁLTATÁSBÓL ÁLLÓ CSOMAG
A számítógépre telepítendő programok helyett mára böngészőben futtatható, néhány kattintással aktiválható alkalmazásokkal biztosítható legversenyképesebben irodai munkakörnyezet.
A Google Workspace egy böngésző alapú munkakörnyezet, számos alkalmazást tartalmaz. Miután a felhasználó a munka megkezdésekor névvel jelszóval beazonosította magát, a csomagban elérhető többi szolgáltatás használatakor már nem kell újra és újra belépnie.
A rendszer kulcsfontosságú eleme az a könnyen kezelhető, áttekinthető, magyar nyelvű adminisztrációs felület, melyen egyszerűen beállíthatók a munkatársak szolgáltatásokhoz való hozzáférései. Az adminisztrációs felület telefonra telepíthető, egyszerűsített változatát külön bejegyzésben mutatjuk be.
A felhasználók az email mellett további, teljes értékű irodai alkalmazás is használhatnak, melyek közös jellemzője, hogy a régóta ismert szövegszerkesztési, táblázatkezelési stb alapfunkcióikon túl, tartalmaznak számos innovatív képességet is.
Az egyik legfontosabb jellemző, hogy a hozzáféréssel rendelkező munkatársak egyszerre is tudnak dolgozni. Emellett szintén rendkívül hasznos, hogy a összes szerkesztési módosítási előzmény egyszerűen előhívható.
A munkafolyamatok automatizálása szempontjából különösen fontos, hogy a szövegszerkesztő, táblázatkezelő stb dokumentumok online elérhetők.
Ehhez kapcsolódóan egy konkrét felhasználási példát mutatunk be az automatizált bizonylat készítés bejegyzésünkben.
A KORSZERŰ IRODAI ALKALMAZÁSOKAT ÖVEZŐ TÉVHITEK
A napi irodai munkához szükséges szövegszerkesztő, táblázatkezelő, naptár stb. alkalmazások már több mint tíz éve elérhető kipróbált, stabil rendszerek.
TÉVHIT 1. A felhő alapú dokumentum tárolás veszélyesebb a hagyományos megoldásoknál
A saját dokumentum szerver üzemeltetése a legtöbb esetben lényegesen nagyobb biztonsági kockázatot jelent és lényegesen költségesebb a felhő alapú megoldásoknál. Emellett fontos tudni, hogy a felhőszolgáltatásként használt dokumentum tároló mérete is egyszerűbben igazítható az aktuális igényekhez és felhasználók számához (skálázhatóság).
TÉVHIT 2. A FELHŐ tárhely teljes méretének megfelelő tárhelyre van szükség a felhasználó számítógépén is
Az ún. offline Drive alkalmazás használatával a számítógép file kezelőjében külön mappaként megjeleníthető a felhő tárhely tartalma. Ennek ellenére nincs szükség a számítógépen az összes file-nak megfelelő tárhelyre, mert a valóságban az offline Drive aktiválása esetén is csupán a file-ok neve és a mappastruktúra szinkronizálódik le.
TÉVHIT 3. A Google Drive nem használható vállalati szintű dokumentum szerverként
A Google Drive megosztott meghajtó logikailag megfelel a céges dokumentum szervernek. Ellentétben a személyes használatra kialakított Saját meghajtóval, a megosztott meghajtó tulajdonosa a cég.
A Google Drive Megosztott meghajtó részletes ismertető bejegyzésünkben.
TÉVHIT 4. Word és Excel file-okat csak Microsoft Office előfizetéssel lehet megnyitni
A Word és Excel file-ok megnyitásához nincs szükség MicroSoft előfizetésre, azok böngészőben megnyithatók. A Google Workspace megfelelő szövegszerkesztő és táblázatkezelő alkalmazásával megnyitni és szerkeszteni is lehet ezeket a dokumentumokat. Az alkalmazásban készített, módosított anyagokat pedig igény esetén Word és Excel formátumban is lehet továbbítani.
TÉVHIT 5. Google DOcs és sheets nem érhetők el internet leállás esetén
A felhőben készített és tárolt, ún. online dokumentumok internet leállás esetén is elérhetőek, ha az adott gépen, az adott felhasználó bekapcsolta az offline elérést. A gyakorlatban ez a probléma nem jelentkezik, mert a legtöbbször a felhasználók alternatív internet csatlakozásokkal (wifi, 5G) rendelkeznek.
TÉVHIT 6. A felhő alapú mappa és dokumentum megosztással a cég nem tudja kontrollálni az értékes tartalmak illetéktelen szemek elé kerülését.
Igazság szerint a hagyományos működésnél sokkal pontosabban lehet ellenőrizni az online mappák és dokumentumok hozzáférését. A WS Tippek bejegyzésünkben részletesen ismertetjük a szervezeten kívüli file megosztással kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat.
TÉVHIT 7. Csak az irodában biztosítható a munkatársak hatékony munkavégzéshez szükséges, teljes körű hozzáférése a céges anyagokhoz.
A korszerű irodai irodai infrastruktúra nem fizikai helyhez kötötten biztosítja a munkatársak számára az informatikai környezetet. A felhasználók a megfelelő azonosítással bármilyen számítógépről be tudnak jelentkezni a rendszerbe. Ez lehetővé teszi a legkorszerűbb rugalmas munkáltatást és a hybrid munkavégzést.
TÉVHIT 8. Csak számítógépeken biztosítható a hatékony munkavégzéshez szükséges, teljes körű hozzáférése a céges anyagokhoz.
A Google Workspace alkalmazási környezet okostelefonon, táblagépeken egyaránt elérhető.
Az ÖN CÉGE MENNYIRE HASZNÁLJA KI a WORKSPACE FUNKCIÓIT?
Más irodai informatikai szolgáltatásokhoz (pl. Microsoft Office) képest a Google Workspace egyértelmű előnye az egyszerűen kezelhető, áttekinthető, magyar nyelvű adminisztrációs felület.
A magyar kis- és középvállalkozások világában azért van ennek nagy jelentősége, mert ezek a cégek nem engedhetik meg maguknak, hogy állandó alkalmazásban tartsanak az informatikai megoldások terén naprakész, felkészült szakembert.
A tapasztalat az, hogy nincs szükség speciális szakértelemre, mert a rendszer működésének az általános bemutatásával könnyen elsajátítható a hétköznapokban felmerülő adminisztrációs teendő.
A megfelelő üzemeltetéséhez bőven elegendő egy támogató távoli segítség, az időnként felmerülő speciálisabb kérdések megválaszolására vagy beállítások végrehajtására.
