A Google Drive mappák és fájlok szervezeten kívüli megosztása kockázatot jelent, ugyanakkor a hatékony munkához ma már elengedhetetlen a partnerekkel közös mappák és file-ok használata. Meg lehet-e felelni egyszerre mindkét elvárásnak?
Tartalomjegyzék
Mivel jár a szervezeten kívüli Drive megosztások tiltása?
A szervezeten kívüli Drive megosztás teljes körű tiltása a tapasztalat szerint számos nem kívánatos következménnyel jár. Ilyen esetben email csatolmányok küldésével, rosszabb esetben privát Gmail Drive, Dropbox, One Drive fiók használatával „kompenzálják” a felhasználók a megosztás funkció hiányát.
Végül rendkívül előnytelen helyzet alakul ki azzal, hogy fontos dokumentumok kerülnek ki a cég látóköréből és kezdenek önálló életet a digitális térben.
A cég a konkurenseknél lassabban, nehézkesebben, kockázatosabban intézi a mindennapi ügyeket, ezzel csökken a versenyképessége.
Melyek a kontroll nélküli Drive megosztás veszélyei?
Aki cégvezetőként vagy adminisztrátorként próbált már kontrollt gyakorolni a szervezeten kívüli Drive megosztások fölött, az tudja, hogy ez szinte lehetetlen feladat.
A munkatársak jóhiszemű Drive megosztással is veszélyt okozhatnak és a cégen kívüli partnerekkel közösen használt file-ok, mappák könnyen kerülhetnek illetéktelen „szemek elé”.
A felhasználók számával, a tárolt állomány mennyiségével és a használat kezdete óta eltelt idővel arányosan egyre nagyobb kihívást jelent a megosztások felügyelete.
Hogyan csökkenthető a szervezeten kívüli Drive megosztás kockázata?
A kockázatok csökkentésére módszerek és technikai megoldások is rendelkezésre állnak.
Fontos elv, hogy a megosztások fenntartását elsősorban az érintett munkatárs tudja megítélni (nem az informatikai csapat).
A korlátlan idejű megosztás helyett a korlátozott időtartamra szóló megosztás bevezetése egyszerű módszer arra, hogy ne a megosztás visszavonását, hanem a megosztás fenntartását gondolja át az érintett munkatárs.
A megosztott mappák szervezeten kívüli résztvevőinek az időszakonkénti áttekintése gyors és eredményes „kiszűrését” teszi lehetővé a szerepét vesztett megosztásoknak.
Hogyan menedzselhető A Drive megosztás Tricent alkalmazással?
A Google Workspace rendszerhez előfizethető Tricent szolgáltatással a mappák és file-ok szervezeten kívüli megosztása hatékonyan menedzselhető.
A Tricent alkalmazással automatizált házirendek alakíthatók ki, amelyek a megosztási felelősséget a végfelhasználók kezébe adják.
Az alkalmazás meghatározott időközönként megosztott állományaik áttekintésére készteti a felhasználókat. Így a felhasználók túlterhelése nélkül, folyamatosan csökkenthető a megosztott fájlok külső eléréséből fakadó kockázat.
A Tricent alkalmazásban a szervezeti egységekre, csoportokra lehet szabályokat beállítani.
A My Drive állományaihoz hasonlóan, hatékonyan kezeli a megosztott meghajtók állományait is. A megosztott meghajtók tisztítására kijelölt felhasználók meghatározott időnként értesítést kapnak a külsős megosztások felülvizsgálatára.
Az adminisztráció rugalmasan delegálható. Egyszerűen hozzárendelhet felelősöket a csoportok és szervezeti egységek megosztott fájljainak a menedzselésére.
