ÜZLETI GMAIL CÉGEKNEK GOOGLE WORKSPACE
A vállalkozások életében egyre fontosabb szerepe van a digitális adatvagyonnak. A cégvezető érdeke és felelőssége, hogy ellenőrzés alatt tartsa az elektronikus dokumentumokat, levelezést, naptár- és névjegyadatokat, a számítógépeken és okostelefonokon elérhető céges adatokat.
A munkatársakkal, partnerekkel közösen bonyolított ügyek számának növekedése egyre jobban nehezíti a …@gmail.com fiókot használó vállalkozások esetén a digitális tartalmak kontrollját.
A vállalkozások számára kialakított, üzleti Gmail szolgáltatás logikus, áttekinthető adminisztrációs felülete és a csoportos használatot segítő extra szolgáltatási elemek lehetővé teszik a biztonságos, hatékony cégműködtetést.
GMAIL.COM EGYEZÉSEK
számítógépes használathoz ugyanazon a https://gmail.com felületen kell belépni, mint a gmail.com fiók esetén
okostelefonra és tabletre ugyan úgy kell beállítani, mint a gmail.com fiókot
számítógépen és okostelefonon is ugyanaz a felhasználói felület és elérhető az összes funkció, ami a gmail.com fiókban
- az email mellett az összes Google szolgáltatás (Google Drive, Naptár, Dokumentumok, Táblázatok stb.) elérhető, ami a gmail.com fiók esetén is
A GMAIL.COM ÉS AZ ÜZLETI GMAIL (EGYEZÉSEK ÉS ELTÉRÉSEK)
| funkció | gmail.com | üzleti gmail (Google Workspace) |
|---|---|---|
| Gmail email fiók | ...@gmail.com | ...@sajatdomain.hu |
| Google fiók felhasználó azonosítás | ||
| Google Drive dokumentum tároló | 15 GB | 30 GB, 2 TB, 5 TB |
| Google Calendar naptárkezelő | ||
| Google fotók | ||
| Google Docs szövegszerkesztő | ||
| Google Sheets táblázatkezelő | ||
| Google Forms űrlapkezelő | ||
| Google Contacts névjegykezelő | ||
| Google Meet videokonferencia | ||
| Google Workspace Admin | - | |
| Alias email cím | - | |
| Email címek többféle domainnal | - | |
| Csoport email cím(ek) | - | |
| Eszközmenedzselés | - | |
| Erőforrás naptár(ak) | - | |
| Shared Drive megosztott meghajtó | - | |
| Google Webhely honlapkészítő | csak google.com webcímmel | saját domainon |
| AppSheet alkalmazás készítő | külön előfizetéssel | nincs külön díj |
Tartalomjegyzék
DOMAIN(OK), FELHASZNÁLÓ(K) ÉS email cím(ek)
ADMINisztrációs FELÜLET
A felhasználókat, a szolgáltatási elemeket, a digitális eszközöket stb. egy adminisztrációs felületen lehet kezelni. Ez az ún. vezérlőpult (Dashboard) számítógép böngészőből érhető el, de a felhasználók és csoport email címek alapvető kezelésére rendkívül egyszerűen használható okostelefonos alkalmazás is.
MENEDZSELHETŐ TÁRHELY
A gmail.com fiókokhoz hasonlóan a tárhelybe tartozik az email állomány, a dokumentumok és a fotók összessége. A gmail.com fiók 15 GB tárhelyéhez képest az üzleti Gmail-ben nagyobb és testreszabhatóbb a tárhely. A felhasználható tárhely mérete a Google Workspace előfizetéstől függ:
- Google Workspace Business Starter esetén 30 GB / felhasználó
- Google Workspace Business Standard esetén 2 TB / felhasználó
- Google Workspace Business Plus esetén 5 TB / felhasználó
Ugyanakkor a cégek a felhasználók számának és az előfizetésnek megfelelő össz-tárhely mennyiséggel szabadon gazdálkodhatnak ún. egyéni tárhely házirend kialakításával. Ezzel tetszőleges tárhely kapacitású felhasználói csoportokat lehet létrehozni úgy, hogy az előfietés össz-tárhely kapacitását ne haladja meg a felhasználóknak kiosztott keretek összessége.
Megosztott meghajtó
A Google Workspace Business Standard és Plus előfizetések esetén ún. megosztott meghajtók kialakítására is lehetőség van. Ez a műszaki megoldás felel leginkább meg a céges dokumemtum szerver funkciónak, hiszen ebben az esetben nem kötődik egy adott felhasználóhoz a meghajtó, hanem ahhoz központilag (cég szinten) lehet munkatársakat hozzárendelni.
ESZKÖZÖK MENEDZSELÉSE
A Google Workspace-ben központilag lehet menezselni, hogy az abban kezelt adatokat mely számítógépekről, okostelefonokról és tabletekről lehessen elérni. Ezért külső támadások vagy esetleges cégen belüli problémák esetén is gyorsan, hatékonyan lehet védekezni.
Az esetleges incidensek gyors beavatkozást igényelhetnek, ezért különösen praktikus, hogy az eszközmenedzselő funkció egyszerűen használható okostelefonos admin alkalmazáson is
NAPTÁRKEZELÉS
A Gmail.com fiókokhoz hasonlóan saját naptárak és más által megosztott naptárak is kezelhetők a Google Workspace fiókokban. És szintén a Gmail.com fiókokhoz hasonlóan beállíthatók a Google Workspace naptárak is az okostelefonok naptár alkalmazásában.
Ugyanakkor csak Google Workspace naptár beállításban lehet az adminisztrációs felületen beállítani, hogy a felhasználók cégen kívüli személyekkel is megoszthassák-e a naptáraikat. A központi admin felületen lehet létrehozni a különböző műszaki eszközök (pl. projektor), tárgyalótermek, járművek használatát kezelő erőforrás naptárakat is.
WEBOLDAL
A Google Webhely egy egyszerű honlapépítő alkalmazás, ami további Google szolgáltatásokkal (Google Űrlap, YouTube, Google Diák stb) együttműködve rendkívül üzembiztos, számítógépen és okostelefonon is szakszerűen megjelenő (reszponzív) weboldalak létrehozását teszi lehetővé.
A Google Workspace-ben kialakított Google Webhely beállítható a saját domainra, ezért teljes értékű céges honlapként használható. Előnyei közé tartozik, hogy rendkívül könnyen lehet szöveges, képi vagy videó tartalmakat feltölteni és az oldalak menüben való elrendezése is egyszerű.
APPSHEET ALKALMAZÁSOK
A Google Workspace szolgáltatáscsomag része az AppSheet alkalmazásépítő. AppSheet-tel egyszerűen kialakítható, céggel együtt fejlődő, univerzális nyilvántartás és egyszerűbb munkafolyamatok automatizálása.
Az AppSheet alkalmazásokat honlapunk ALKALMAZÁSOK menüpontja alatt ismertetjük részletesebben.
ADAT KÖLTÖZTETÉS GMAIL.COM RÓL ÜZLETI GMAIL-RE
A …@gmail.com fiókból Google Workspace-re történő átálláskor az email állomány, a Google Drive dokumentumok, a naptárbejegyzések és a névjegyek átköltöztetése egyszerűen megoldható.
Elektronikus adatok (levelezés, dokumentumok stb) költöztetése átgondolást és tervezést igénylő feladat.
Az email fiókok kialakításához szükséges a munkatársak fiókazonosító email címének, az email aliasok és csoport email címek meghatározása.
A dokumentumok költöztetéséhez első lépésként egy digitális tartalom leltárt érdemes készíteni. Ilyenkor szerencsés újragondolni a mappa struktúrát, annak elnevezéseit valamint a file-ok elnevezésének a szabályait is.
