A Google Drive Megosztott Meghajtó a felhasználók egy-egy csoportja által közösen kezelt dokumentumok kezelésére kialakított tároló.
Ellentétben a Google Drive Saját Meghajtón elhelyezett állományokkal, a Megosztott Meghajtó tartalma nem a file-t feltöltő felhasználó, hanem a cég „tulajdona”, ami az adatok felügyelete, biztonsága szempontjából jelentős különbség.
Tartalomjegyzék
Mire való a Drive Megosztott Meghajtó?
A hatékony munka érdekében az elektronikus dokumentumokhoz és mappákhoz a Google Workspace -en belüli munkatársak és külső üzleti partnerek számára is hozzáférést kell biztosítani.
A munkafolyamat automatizálás következtében ma már nem csak emberek, hanem alkalmazások is készítenek és töltenek anyagokat közös mappákba.
Minél több a munkatárs és minél intenzívebb a külső partnerekkel való együttműködés, annál nagyobb kihívást és kockázatot jelent a különféle dokumentumok hozzáféréseinek a felügyelete.
A Drive Megosztott Meghajtó használata nagyon fontos lépés a cég szinten menedzselt, ellenőrzött dokumentum kezelés érdekében.
Mi a hátránya a Saját Meghajtón kezelt céganyagoknak?
A Google Drive Saját Meghajtóban elhelyezett dokumentumok tulajdonosa minden esetben a dokumentumot feltöltő felhasználó. Ez a felhasználó rendelkezhet a feltöltött anyag cégen belüli és cégen kívüli megosztásáról.
Ha a cégen kívüli megosztás nincs korlátozva, akkor a munkatársak Saját Meghajtón létrehozott és megosztott mappái és file-jai kikerülhetnek a cég ellenőrzése alól, mert ezeket admin felületen nem lehet felügyelni.
Kivételt képez az az eset, ha a szervezeten kívüli megosztások ellenőrzésére kifejlesztett rendszert alkalmaz a cég, mert akkor a Saját Meghajtóról történő megosztások is monitorozhatók. Erről a A Szervezeten kívüli Drive megosztás veszélyei és szükségessége bejegyzésben részletesen olvashat.
Ha a cégen kívüli megosztás nem engedélyezett, akkor a felhasználók kevésbé hatékonyan tudják a munkájukat végezni.
További részletes információt talál a Meghajtók jellemzőiről Google Drive oldalunkon.
Mely előfizetésben érhető el Megosztott Meghajtó?
A Google hivatalos hirdetménye szerint a Drive Megosztott Meghajtó 2024. szeptember 23-tól már minden Google Workspace előfizetésben elérhető.
Business Starter customers will soon have access to shared drives
Monday, August 26, 2024
Jogosultságok kezelése Megosztott Meghajtón
Minden tag láthatja az összes file-t és mappát.
| Kezelő Manager | Tartalom kezelő Content manager | Közreműködő Contributor | Hozzászóló Commenter | Olvasó Viewer | |
| File-ok, mappák láthatósága | + | + | + | + | + |
| File-ok kommentálása | + | + | + | + | |
| File szerkesztés | + | + | + | ||
| Mappa és File hozzáadása | + | + | + | ||
| Jogosultság kiosztás egyes file-ok eléréséhez | + | + | + | ||
| File visszaálltás kukából | + | + | + | ||
| File mozgatás Saját-ból Megosztott meghajtóba | + | + | + | ||
| File-ok, mappák kukába helyezése | + | + | |||
| Megosztott meghajtón belüli File és mappa mozgatás | + | + | |||
| Mappa mozgatás Saját-ból Megosztott meghajtóba | + | ||||
| File-ok mozgatása Megosztott meghajtók között | + | ||||
| Tag hozzáadása és visszavonása Megosztott meghajtóhoz | + | ||||
| Tagok hozzáférési szintjének meghatározása | + | ||||
| File-ok végleges törlése | + | ||||
| Téma átnevezés és módosítás | + | ||||
| Megosztott meghajtó törlése | + |
A Megosztott Meghajtó hozzáférésének angol nyelvű ismertetője a Google Workspace Help Centerben.
Megosztott Meghajtó tárhely korlát beállítása
A Drive Megosztott Meghajtó 400 000 elem tárolását teszi lehetővé, ahol elemnek számít minden file, mappa és hivatkozás. Almappák létrehozhatók max 20 szint mélységben.
A felhasználónként, naponta max 750 GB anyag tölthető és másolható. Az adminisztrátor beállíthat Megosztott meghajtónként tárhely korlátot.
Tartalom áthelyezés Megosztott Meghajtóra
Nagy mennyiségű dokumentum Megosztott meghajtóra történő költöztetése körültekintést igénylő feladat.
Ha egy korábban használt dokumentum szerverről az egyik felhasználói számítógépén történik az állományok áttöltése és az állomány nagyobb, mint a számítógép tárhely kapacitása, akkor mindenképpen ki kell kapcsolni az adott gépen az új megosztott meghajtó gyorsító tárazását. Ellenkező esetben maximum a számítógép szabad tárhely méretének megfelelő állomány tölthető fel.
