Google SHEETS
A Google Sheets, magyarul Google táblázat a korszerű irodai munkakörnyezet fontos eleme. A számítógépen és okos eszközökön is elérhető, online táblázatokkal új korszak kezdődött az üzleti adatkezelésben.
A számítógépre telepített, hagyományos táblázatkezelő programokhoz (pl. Excel) képest a Google online táblázatkezelője számos előnnyel bír:
- könnyű elérés bárhonnan, bármilyen eszközről
- automatikus mentés és verziókövetés
- biztonság és adatvédelem
- valós idejű együttműködés munkatársakkal
- bővítmények és testreszabhatóság
- integráció más eszközökkel
Tartalomjegyzék
Táblázat kezelés böngészőben
A Gmail.com és a Google Workspace felhasználók által elérhető online táblázat kezelő a számítógépes böngészőben és az okoseszközökre telepíthető alkalmazás megnyitásával érhető el.
A hozzáférést a Google táblát létrehozó felhasználó (cég esetén értelemszerűen az előfizetést kezelő szervezet) határozhatja meg. A jobb felső sarokban megjelenített „Megosztás” gomb megnyomásával megjelenő pop-up felületen egyszerűen be lehet állítani konkrét felhasználókat és számukra biztosított jogosultságot (szerkesztő, hozzászóló, olvasó). Emellett itt állítható be általános hozzáférésként, hogy csak a beállított konkrét személyek, a szervezet tagjai vagy a link birtokában bárki elérhesse a dokumentumot.
Több felhasználó közös táblázatkezelését segíti, hogy minden táblázat jobb felső sarkában elérhető megjegyzések megjelenítését és Google Meet megbeszélés kezdeményezését lehetővé tevő akció gomb.
Minden Google Sheets dokumentum rendelkezik egy egyedi azonosítóval (Doc ID), ami a megnyitott dokumentum böngésző URL mezőben a „https://docs.google.com/spreadsheets/d/” rész utáni 44 karakter.
A táblázat legfrissebb változatát egyszerre (párhuzamosan) olvashatják és szerkeszthetik az arra jogosult felhasználók. Nincs szükség (a korábbi időkből jól ismert) táblázat verzió küldözgetésre.
Az online táblázat alapvető funkciói teljesen megegyeznek a hagyományos táblázatoknál (Excel) megismertekkel. Az adatok formázásához és kalkulációjához leggyakrabban használt funkciókat a szerkesztőlécben ikonsor jeleníti meg.
A Excel file-ok megnyitásához nincs szükség MicroSoft előfizetésre, a táblázatkezelő alkalmazásával megnyitni és szerkeszteni is lehet ezeket a dokumentumokat. A Google táblázattal készített, módosított anyagokat pedig igény esetén Word és Excel formátumban is lehet továbbítani.
A Google Sheets a Google Workspace munkakörnyezet egyenjogú komponenseként működik. A Gmail és a Google Sheets integráció kiváló példájáról részletesebben olvashat a tömeges, személyre szabott email küldő funkciót bemutató bejegyzésünkben.
Előzmények és változástörténet megtekintése
Az online táblázatkezelés fontos vívmánya az előzmények tárolása. Néhány kattintással visszakereshető és igény esetén akár visszaállítható bármely korábbi változat.
A rendszer megjeleníti a táblázatban végrehajtott minden módosítás tartalmát, időpontját és a módosító felhasználó nevét.
Bármely előzmény változat elnevezhető, így egyszerűen „vissza lehet ugrani” a táblázat egy korábban beazonosított állapotához.
Táblázatkezelési alapfunkciók és függvények
A táblázatkezelés a számítógépek megjelenése óta fontos szerepet tölt be a hatékony cégműködtetésben. A táblázatok munkalapokból állnak, egy adott munkalap oszlopai betűkkel, sorai számmal vannak jelölve, az egyes cellákat az oszlop betűjele és a sor száma azonosítja. A cellákban megjelenő információ lehet oda beírt szám vagy karaktersor, de lehet valamilyen kalkulált érték.
Az adatok listába szervezése mellett már az első táblázatkezelőkben fontos szerepet töltöttek be a kalkulált cellaértékeket meghatározó formulák. A táblázat kezelő rendszerek fejlődésével ezek a formulák extrém mértékben gazdagodtak. A számítógépre telepített programok időszakában még kezelhető tárhely kihívást jelentett, az online, tehát böngészőben működő táblázatkezelők esetén egy szerényebb formula készlet áll a felhasználók rendelkezésére.
Google Sheets adatbázisszerű használata
A Query formulával valósítható meg a Google Táblázatok leghatékonyabb és legsokoldalúbb funkciója a lekérdezés. A Query parancs lehetővé teszi a Google Táblázatokban lévő adatok meghatározott szempontok szerinti szűrését, csoportosítását.
Ez az egyetlen függvény számos más funkció feladatát látja el, és képes reprodukálni a pivot táblák legtöbb funkcióját.
Query formulával számos mindennapos gyakorlati feladat valósítható meg legyen szó munkatársi teljesítmény kimutatásról, árajánlatról, beszállítói vagy vevői forgalmi kimutatásról.
Google Sheets táblaméret korlátok
Egy Google táblázatban maximum 10 millió cella vagy 18 278 oszlop szerepelhet.
Mire valók a Google Sheets bővítmények?
A Google Sheets bővítmények külső fejlesztők által készített kiegészítő programok, amelyek a táblázatba beépülve extra funkciókkal ruházzák fel azt.
A bekapcsolható bővítményeket a Google táblázat vízszintes menüjében található Bővítmények menü alatt megjelenő „Bővítmények beszerzése” almenüre kattintva lehet keresni. A Google Workspace Marketplace a Google alapszolgáltatásaiba beépülő, de Google-tól független külső fejlesztő cégek megoldásainak a piactere.
A Google táblázat bővítmények használhatóságára kiváló példa a FileDrop, melyről részletesebben külön bejegyzésünkben olvashat: Drive file-ok rendszerezése, átnevezése, áthelyezése
A Google Űrlap és a Google Sheets
A Google Űrlap (Google Forms) rendkívül elterjedt és kedvelt online eszköz, ami lehetővé teszi tetszőleges webes kérdőív gyors kialakítását.
A Google Űrlap szerkesztésekor egyszerűen hozzákapcsolható egy új vagy egy már meglévő Google táblához. Ebben az esetben az Űrlap kitöltők válaszai a táblázatban gyűlnek össze.
A Google legújabb integrációs fejlesztésének köszönhetően már arra is van lehetőség, hogy a Google Űrlap egy AppSheet alkalmazáshoz kapcsolódjon. Ilyen esetben az űrlap kitöltéshez különböző automatizmusok társíthatók, pl. előre kialakított dokumentum sablon alapján, dokumentum készítés.
Adatvizualizáció Google táblázatban
A számítógépes táblázatok üzleti célú felhasználásával egyidős a betöltött adatok egyszerű áttekinthető összesítő felületen történő megjelenítésének az igénye, melyre többféle megoldás is kínálkozik.
A Google táblázat adatainak vizualizálásának egyik legegyszerűbb módja a kimutatás készítő funkció használata, amivel tetszőleges szempontrendszer szerinti csoportosításban és összevonásban lehet az információt megjeleníteni. Ez egy beépített funkció, melyet a „Beszúrás” főmenü alatt elérhető „Kimutatási táblázat” almenüre kattintva érhetünk el.
Szintén közkedvelt beépített funkció a grafikon megjelenítés.
A Google Sheetsben egyszerűen kiakakítható ún vezérlőpult (dashboard) felület, melyet a többi munkalapra feltöltött adatok összesítő grafikonjait szoktak elhelyezni.
A Looker Studio egy ingyenes eszköz, amely a Google Táblázat adatait informatív, könnyen olvasható, könnyen megosztható és teljesen testre szabható irányítópultokká és jelentésekké alakítja.
Google Sheets használata alkalmazás adatbázisként
A Google Sheets állandó (7/24) online elérhetőségének rendkívüli előnye, hogy nem csak emberekkel, hanem megfelelő jogosultsággal rendelkező szerverekkel is kapcsolatba állíthatók. Ennek köszönhetően a Google Sheets más alkalmazásokkal összekapcsolva, azok adatbázisaként is működhet.
Az AppSheet a Google alkalmazáskészítő eszköze, melynek fontos jellemzője, hogy kódolási szakértelemmel nem rendelkező munkatársak is létre tudnak hozni alkalmazásokat. Az AppSheet-hez többféle adatbázis kapcsolható, de az informatikában kevésbé jártas, laikus felhasználók számára a legegyszerűbb megoldás a Google Sheets.
A Google táblázatban kialakított nyilvántartásokból néhány kattintással AppSheet alkalmazás hozható létre, amellyel a legkülönbözőbb üzleti nyilvántartási és automatizálási feladat valósítható meg.
