APPSHEET ALKALMAZÁS ÉPÍTŐ
Az AppSheet a Google Workspace alkalmazás építő platformja, ami lehetővé teszi, hogy kódolási szakértelemmel nem rendelkező munkatársak, saját maguk alakítsák ki és igény esetén módosítsák nyilvántartó és a munkafolyamat automatizáló alkalmazásaikat.
Az alkalmazás építését jelentősen könnyíti, hogy az alapját képező adatbázisként egy Google Sheets táblázat is használható. Egy Google táblában vezetett meglévő nyilvántartás minimális átalakításával szinte azonnal létrehozható az alkalmazás kiinduló változata.
AppSheet használatával minden korábbinál egyszerűbben, gyorsabban és olcsóbban lehet hatékonyabbá tenni a munkafolyamatokat.
Tartalomjegyzék
Mire valók az alkalmazások?
Az irodai munka ma már számítógépre telepített programok helyett szervereken futtatott alkalmazásokban történik.
A korszerű alkalmazásokat interneten elérhető felhő szerveren üzemeltetik. A felhasználó szakszerű beazonosítás után férhet a jogosultságának megfelelő tartalmakhoz és funkciókhoz.
A cégek a mindennapi működéshez használnak:
- általánosabb alkalmazásokat – email, szövegszerkesztő, táblázatkezelő, prezentációkészítő, naptár stb.
- speciálisabb alkalmazásokat – online számlázó, képszerkesztő, email marketing stb.
Miért fullad kudarcba gyakran a CRM bevezetés?
A hatékonyság növelése érdekében ma már minden cégnél felvetődik valamilyen ügyfélnyilvántartó, munkafolyamat kezelő alkalmazás használata.
A tapasztalat azt mutatja, nagyon sok cég elégedetlen az általa használt nyilvántartó rendszerrel.
Sokszor a használatig sem jutnak el, már a bevezetéskor kudarcba fullad a kísérlet.
Ennek a hátterében az áll, hogy
- a felhasználási igényeket (munkafolyamatokat) nem tudják kellően pontosan előre meghatározni
- a használat során gyakran változnak a felhasználási igények
- a kiválasztott keretrendszer nem ad kellő szabadságot az igényelt rendszer kialakításához
- a fejlesztők magas óradíja és a hosszú reakcióideje miatt nem valósulnak meg a módosítások
AppSheet alkalmazás létrehozása
Az alkalmazás építés a felhasználó saját adataiból (táblázataiból) indul ki. Az AppSheet többféle adatbázissal kompatibilis, de az első alkalmazás létrehozásakor célszerű Google Sheets adattáblát használni.
Az AppSheet alkalmazás adatbázisának a beállítása
Kiinduláskor a rendelkezésre álló táblázatok tartalmát az AppSheet szerver által folyamatosan elérhető, felhő alapú táblázatkezelőbe kell tölteni. A Google Workspace környezetben ez a Google Sheets táblázatkezelő használata a legkézenfekőbb.
Első lépésként az adatbázisként használt Google Sheets táblázatot ki kell kiválasztani, majd azon belül a felhasználandó táblázatfüleket egyenként hozzá kell adni az alkalmazáshoz.
A Google Sheets listákban lévő adatok alapján az alkalmazás építő szolgáltatás automatikusan besorol minden oszlopot valamilyen adattípusba (Text, Number, Date, Time stb.). A 34 féle adattípus fontos szerepet tölt be a rendszer működésében. A beállítás során ezeket szabadon lehet (és gyakran szükségszerű is) a felhasználási célnak megfelelően módosítani.
Az adattáblák oszlopai a kialakuló adatbázis paraméterei. Ezeknek egyenként beállítható a láthatósága, kitöltési kényszerítése, a rendszer keresőmezőjéből indított keresésben való megjelenése. Adattípusonként speciális beállítási lehetőségek is vannak.
Az alkalmazás működése szempontjából kiemelt szerepe van a referencia (Ref.) adattípusnak, amely a táblák közötti hivatkozást biztosítja. Részletesebben olvashat az így kiépülő ún. relációs adatbázison alapuló nyilvántartó alkalmazások előnyeiről a Táblázatok helyett nyilvántartó alkalmazás építés bejegyzésünkben.
Minden tábla esetén kötelező egy kulcs paramétert (key) beállítani, ami a táblában szereplő sorok egyedi azonosításáért felel. Emellett fontos szerepe van a címke (label) beállításának is, ami az adott tábla sorainak felhasználói szempontból történő egyedi azonosítását biztosítja. A kulcs és a címke lehet ugyanaz a paraméter is.
A kulcs paraméter esetén biztosítani kell, hogy minden egyes sorba egyedi érték kerüljön. Az AppSheet a táblák beállításakor általában véletlen generátor függvény [unique()] automatikus beillesztésével „biztosítja” a kulcs paraméter egyedi értékét. A testreszabáskor ezeket a felhasználók számára „beszédes” egyedi azonosítóra szokták cserélni.
Az AppSheet alkalmazás felhasználói felület elemei
Az AppSheet admin felületén kialakított főmenü alatt kezelhetők az adattáblák (data) és a felhasználók által látható nézetek (view). Fontos tudni, hogy a felhasználói felület az adatbázis kiszolgálástól független, így szükség esetén úgy upgrade-elhető az adatbázis, hogy az a felhasználók számára észrevehetetlen.
A felhasználók három alapnézettel találkoznak, ezek a lista nézet (list view), a részletek nézet (details) és az űrlap nézet (form view). Ezek kombinálásával összetett nézetek (dashboard view) is létrehozhatók.
A rendszer fontos elemei az akciógombok. Ezek a rendszerben megkötött konkrét pozíciókban megjeleníthető kattintható ikonok, melyekhez a rendszerben funkciók társíthatók. Az adattáblák betöltésekor automatikusan létrejönnek akciógombok, ezek az új elem hozzáadása listához, elem szerkesztés, elem törlés.
Létrehozhatók egyéni akciógombok is, amelyekhez az adott nyilvántartás használatát segítő funkciók társíthatók:
- App: copy this row and edit the copy
- App: edit this row
- App: export this view to a CSV file
- App: go to another AppSheet app
- App: go to another view within this app
- App: import a CSV file for this view
- App: open a form to add a new row to this table
- Data: delete this row
- Data: execute an action on a set of rows
- Data: set the value of some columns in this row
- Data: add a new row to another table by using values from this row
- External: go to a website
- External: open a file
- External: start an email
- External: start a phone call
- External: start a text message
- Grouped: execute a sequence of actions
Folyamatok automatizálása
Az AppSheet fontos funkciója a folyamat automatizálás (automation), melynek keretében az alkalmazás készítő által meghatározott feltételek teljesülése esetén a rendszerből emailt lehet kiküldeni, dokumentumot lehet létrehozni és kiküldeni vagy egyéb felhő alkalmazással összekapcsolt automatizmust lefuttatni (pl. számlakészítés).
A dokumentum készítés és az email küldés esetén sablonként használható online dokumentum (pl. Google Docs) használható a formázás testreszabásához.
Az AppSheet.ben készített új dokumentum elnevezése az adatbázis paraméterei alapján is történhet.
Az egyik leggyakoribb automatizációs funkcióról további részletek:
Egyedi függvények, kifejezések
Az alkalmazás építés kiemelt erősségét képezi a kifejezés építő (expression builder) felület. Egyrészt súgószerűen tartalmazza a rendszerben használható függvényeket, másrészről a beírást követően azonnal (tehát még a mentés előtt) ellenőrzi és megerősíti a beírt függvény megfelelőségét.
Az adatbázisban szereplő ún. fizikai oszlopok mellett, minden táblában létrehozhatók ún. virtuális oszlopok (virtual column). Ezek fontos szerephez jutnak az alapadatokból képezhető származtatott adatok kalkulációja során.
Az AppSheet Alkalmazás menedzselése
Az AppSheet alkalmazás napi használatához megfelelően be kell állítani a felhasználókat és kezelése és a felhasználó típusok által elérhető felületeket.
Optimalizálás
Egy már működő alkalmazás esetén kiemelt jelentőségű a teljesítmény és a használhatóság. Az AppSheet könnyen áttekinthető monitor felületet biztosít az adminisztrátor számára a működési folyamat kontrollálásához.
A nyilvántartó listák, a betöltött adatok, az egyedi függvények és a kialakított automatizmusok mennyiségének növelésével a az alkalmazás sebességének optimalizálása fontos feladat.
