Az üzleti információk nyilvántartásának legegyszerűbb eszközei a táblázatok. A nyilvántartandó adatok mennyiségének növekedésével azonban egyre körülményesebb táblázatokban adminisztrálni.
A nyilvántartó alkalmazás építés ma már kódolási szakértelemmel nem rendelkezők számára is elérhető, így gyorsan, költségkímélő módon lehet korszerű üzleti nyilvántartásokat kialakítani.
Tartalomjegyzék
A táblázatos nyilvántartások korlátai
A táblázatkezelő alkalmazás a számítógépek megjelenése óta fontos szerepet tölt be a hatékony cégműködtetésben. Ugyanakkor a táblázatokba gyűjtött üzleti információk kezelése egyre nagyobb kihívás, mert minél részletesebb, komplexebb egy táblázatos nyilvántartás, a kezelése annál kevésbé felhasználóbarát.
A táblázatokban vezetett nyilvántartás jól ismert problémái:
- sok a táblázat – nehéz eligazodni, mit, hol lehet megtalálni?
- többen használják – nem egyértelmű ki, mit, mikor módosított?
- duplán felvett, vagy kimaradt sor
- egy-egy új információt több táblába is be kell vezetni, ami hosszadalmas, extrém figyelmet igényel
- lista a listában (szülő-gyerek táblakapcsolat) szituáció még a gyakorlottabbak számra is kihívás
- a file tárolóba feltöltött dokumentumok elnevezése, nyilvántartása nem megoldott
Előbb-utóbb minden cég meghaladja a táblázatos nyilvántartás kereteit, mert a fokozódó zavar hátráltatja hatékony munkát.
Az adatbázis szerkezetű nyilvántartás
A táblázatos üzleti nyilvántartásokból ismert problémák nagy részére megoldást ad a relációs adatbázis.
Relációs adatbázison alapuló alkalmazás építés során a nyilvántartó táblák között kapcsolat alakítható ki. Egy adott tábla egy oszlopának értékei egy másik táblában vezetett adatok lehetnek.
Ellentétben a hagyományos táblázatos nyilvántartásokkal, az adatbázisban kezelt adatsorok minden esetben egyedi azonosítót kapnak. Ez egy rendkívül fontos garancia a precíz nyilvántartások kezelésére.
Minél jobban kiterjed a nyilvántartás a teljes cégműködésre, annál szövevényesebb összefüggések (táblakapcsolatok) alakulnak ki.
További részletek a Wikipédia Relációs adatbázis szócikkében.
A relációs adatbázis önmagában a felhasználó számára nehezen értelmezhető. Ahhoz, hogy a felhasználók használni tudják ún. felhasználói felület, azaz user interface kialakítására van szükség.
A korszerű nyilvántartó rendszer egyaránt fontos eleme tehát az adatbázis és felhasználói felület.
Nyilvántartó alkalmazás fejlesztés
A nyilvántartó alkalmazás fejlesztés a táblázatos üzleti nyilvántartásokból ismert problémák többségére megoldást kínál, mert a háttérben futó adatbázis mellett egyszerű, átlátható felhasználói felületet biztosít.
Az ilyen rendszerek egyik legfontosabb jellemzője, hogy azonosítja (bejelentkezésre késztetni) a felhasználót. A Google Workspace fontos képessége a felhasználó azonosítás, így egy kompatibilis nyilvántartó alkalmazás használata esetén nem kell a felhasználóknak külön bejelentkeznie, mert a Google Fiókként szolgáló rendszerbe belépéssel egyszerre megfelelő hozzáférést kap (single sign-on).
A felhasználó azonosítás és a megfelelően beállított nyilvántartó alkalmazás lehetővé teszi, hogy
- csak az fér az adatok adott részéhez, akinek megfelelő hozzáférési jogosultságot adtunk
- csak olyan információtípus kerülhet egy-egy mezőbe, ami engedélyezett
- csak akkor és azáltal változtatható egy adat, amikor, akinek jogosultságot adunk
- az adatbevitel során meghatározható kötelezően kitöltendő mezők
- az adatok megjelenítési sorrendje megfelel az adott felhasználóhoz rendelt igénynek
- stb stb.
Alkalmazás építés kódolási szaktudás nélkül
A korszerű üzleti nyilvántartó rendszer legfőbb ismérveinek megfelelő megoldás adatbázis alapú, egyszerűen használható felhasználói felülettel rendelkezik és akár kivállalkozások számára is kedvező az üzemeltetési költsége.
A legfőbb kérdés mindezek teljesülése esetén, hogy egy adott cég működésének leginkább megfelelő, testre szabott nyilvántartó alkalmazás építéséhez milyen szakértelem szükséges.
Mennyi idő és milyen költség a kialakítás és a módosítás?
A legújabb informatikai trendek olyan munkatársak széles köre alkosson digitális munkaeszközöket, akik egyáltalán nem vagy csak minimális műszaki ismeretekkel rendelkeznek
- nem kell előre, pontos igényt meghatározni, mert az esetek többségében az menet közben változik
- nem kell várakozni külsős fejlesztő munkaerőre, mert az általános irodai informatikában eligazodó felhasználók saját maguk is képesek low-code no-code alkalmazás építésre.
Az AppSheet alkalmazásépítő egy egyszerűen elsajátítható, kedvező árú munkafolyamat digitalizáló, automatizáló eszköz, melyet 2023. negyedik negyedévétől az összes Google Workspace előfizetés tartalmaz.
