A Kis- és középvállalkozások digitalizációjának fontos része az automatizált bizonylat készítés. Ez a bonyolultnak tűnő informatikai feladat, speciális fejlesztés nélkül, egyszerűen megvalósítható.
Az elektronikus bizonylatkészítéshez egyrészt szükséges, hogy adatbázisszerű listákban legyenek elérhetőek az adott eseményre vonatkozó, betöltendő adatok. Másrészt az is fontos, hogy álljanak rendelkezésre az egyes bizonylattípusnak megfelelő tartalmi és formai elemeket tartalmazó ún. bizonylat sablonok.
Tartalomjegyzék
Melyek a leggyakrabban készítendő bizonylatok?
A bizonylatok az üzleti folyamatok kiemelt jelentőségű dokumentumai, melyek két fél által elfogadott megállapításokat foglalják jogilag is szabályos keretbe.
A mindennapi cégműködés során létrehozandó bizonylat az ajánlatok, vállalkozási szerződések, teljesítési igazolások. Természetesen automatizáltan előállítható bármilyen sablonosítható dokumentum mint pl. bérelszámolólap, projekt kivitelezési ütemterv.
A cégek általában a bizonylat sablonoknak többféle változatát használják, mint pl. különböző nyelvű vagy különböző termék- vagy szolgáltatás csoportra specializált kialakítás.
Az adott tranzakcióra vonatkozó egyedi információkat, adatokat változóknak nevezzük. A bizonylat tartalmi része tehát az univerzális szövegekből és változókból áll össze.
Automatizált bizonylat készítés Google Sheets-ben
A Google Sheets-ben történő bizonylatkészítés régóta bevett gyakorlat. A táblázat egy adott fülén létrehozott és formázott sablon meghatározott pontjain egyedi változóként hívható be egy meghatározott tranzakcióhoz tartozó információ.
Az ilyen technika fontos pontja az adott tranzakció egyedi azonosítója (pl. ajánlat szám, szerződés szám stb), ami a táblázat egyik fülén kialakított lista egy adott sorának az azonosítója. Például az ajánlatokat tartalmazó lista első oszlopaként megadott ajánlatszámot használva egyszerű függvénnyel (FKERES, VLOOKUP) kikereshető az ajánlat egy adott részében szereplő változó.
Azokban az esetekben, ahol a bizonylat tartalmát több listából kell kikeresni (mint pl. az ajánlatok listájából az ajánlatra vonatkozó információkat, az ajánlati tételek listájából az egyes tételeket), fontos (minőség)biztosítani, hogy a listák közötti kapcsolatot teremtő azonosítót is tartalmazzák.
Egy összetettebb nyilvántartást tartalmazó listákból álló rendszert relációs adatbázisnak nevezünk.
A Google Sheets táblában ki lehet alakítani egészen bonyolult működést kiszolgáló bizonylatkészítőt is. De a táblázatos környezetet alapvetően nem erre alakították ki, ahhoz olyan megoldásra van szükség, ahol a felhasználók még véletlenül sem tudnak a működéshez fontos adatokat törölni a rendszerből.
Automatizált bizonylat készítés AppSheet alkalmazással
Az AppSheet alkalmazás hátterében minden esetben egy relációs adatbázis tárolja az adatokat. Kényelmes és rugalmas módosítási lehetőséget kínál, ha az AppSheet adatbázisaként egy Google Sheet táblát alkalmazunk.
Az AppSheet segítségével biztosítható, hogy a Google Sheet adatbázisba úgy kerüljön a használat során adat, hogy minden adatsor kapjon egyedi azonosítót. Emellett az is garantált, hogy a különböző dolgokra vonatkozó listák közötti kapcsolat ezen azonosítóra hivatkozva történjen.
A dokumentum generáló automatizmus első szakaszában (event) meg kell határozni, hogy milyen körülmények esetén induljon el a folyamat, a második szakaszában (process) pedig meg kell határozni a dokumentum generálás konkrétumait.
Az AppSheet dokumentum készítő alkalmazás esetén a sablon egy Google Doc szövegszerkesztőben elérhető file.
Az AppSheet alkalmazás készítés részletes bemutatása oldalon.
