A munka tervezhetősége, ellenőrizhetősége, fejleszthetősége miatt hasznos a teljes cégműködésre kiterjedő elektronikus nyilvántartás és a munkafolyamat automatizálás.
A munkavégzés egymást követő lépéseinek precíz meghatározása egyértelműsíti, átláthatóvá teszi a munkatársak közötti feladatmegosztást és megfelelő alapot teremt az informatikai automatizmusok kialakításához.
Tartalomjegyzék
Miért fontos a munkafolyamat automatizálás?
A munkatársak közötti, elhúzódó személyes vagy telefonos megbeszélések, az extrém email forgalom és a vevői panaszok hátterében gyakran a munkafolyamatok automatizálásának hiánya áll.
A hagyományos irodai körülmények között a munkatársak személyes jelenléte lehetővé teszi a gördülékeny működést biztosító „szokások” spontán kialakulását. Az ilyen, a cégtulajdonosok és vezetők által nem pontosan ismert működés esetén, már egy-egy munkatárs átmeneti távolléte esetén is pillanatok alatt zavar keletkezik. Ennek következtében még a legkézenfekvőbb esetekben is tartózkodnak a vezetők a korszerű foglalkoztatási módszerek (hibrid munka, távmunka) alkalmazásától.
A munkafolyamatok egymást követő lépéseinek precíz meghatározása egyszerűsíti, gyorsítja a munkatársak együttműködését és megfelelő alapot teremt a hatékony távmunka alkalmazásához és informatikai automatizmusok kialakításához.
Az egyszemélyes vállalkozásoktól a legnagyobb multi cégekig bármely tevékenység vonatkozásában egyre fontosabb szerepe van az egyszerű, gyors, pontos adminisztrációnak és a folyamatok digitalizálásának és automatizálásának.
A digitalizációnak nem csak a cégen belüli kommunikációban van kulcsszerepe. Ma már a vállalkozások üzleti és államigazgatási környezetéhez történő kapcsolódásban is alapvető követelmény a korszerű digitális cégműködtetés.
A munkafolyamat automatizálás előkészítése
A napi működési folyamatok ábrázolásával érdemes áttekinteni a munkafolyamatokat.
A hatékony folyamatmenedzselés érdekében az értékesítés, gyártás, szolgáltatás alapvető folyamatain túl a vállalkozás teljes működését célszerű standardizálni.
Induláskor érdemes egy munkafolyamatot kiemelni és azzal modellt alkotni, később ehhez kapcsolódva kiterjeszteni a digitalizációt.
Első lépésként be kell azonosítani a munkafolyamat fő eseményeit. Ezek időponthoz kapcsolódó események, például ajánlat kiküldése, megrendelés beérkezése, teljesítés megkezdése, teljesítés befejezése stb. Az egymást követő események a munkafolyamatot jól elhatárolódó szakaszokra bontják. Ezen szakaszok, más néven státuszok, kulcsszerepet játszanak a folyamatok menedzselésében.
A státuszoknak célszerű úgy elnevezni, hogy az utaljon a következő státuszba lépéshez szükséges teendőre! Gyakori hiba, hogy a státuszok elnevezése az adott szakasz kezdő eseményére utal (pl. kiküldött ajánlat, beérkezett megrendelés), ami nem segíti eléggé a felhasználót a feladat azonosításában.
A munkafolyamatok szakaszainak megfelelő elnevezése már önmagában növeli a munka hatékonyságát.
A munkafolyamat automatizálás akkor kezdődhet, ha definiálva vannak a munkafolyamatok, azaz:
- minden egyes munkafolyamat fel van bontva egymást követő, jól elhatárolt státuszokra
- a státuszok megfelelő nevet kaptak (rövid, kifejező, előre mutató)
- a státuszokat elhatároló események be vannak azonosítva
Kiket érint a digitalizáció?
A munkafolyamat automatizálás célja, hogy a munka tárgyát képező minden egyes elem a megfelelő felelős elé kerüljön és egyértelmű legyen, hogy pontosan mit kell tenni az adott elem továbbítása érdekében.
Az üzleti informatika ma már nem csupán a menedzsment és az irodai dolgozók munkáját hálózza át, kiterjed az összes munkatársra. A mobil eszközöknek és azokon futtatható alkalmazásoknak köszönhetően a fizikai dolgozók is bekapcsolhatók a digitalizált nyilvántartásokba, legyen szó gyártásról, kiszállításról, helyszíni szerelésről, telepítésről, javításról.
A vezetők hagyományosan a számukra készített statikus riportok alapján látják el döntéshozói feladatukat. A korszerű, teljes körűen digitalizált vállalatok esetén a vezetők olyan, dinamikus riportfelületeket használnak, ami nagy tömegű adat esetén is lehetővé teszik az áttekinthető, mégis komplex informálást – adatvizualizáció.
Munkafolyamatok automatizálása AppSheet alkalmazásépítővel
Az AppSheet alkalmazásépítő a digitalizáció és munkafolyamat automatizálás egyszerűen elsajátítható, kedvező árú eszköze, melyet 2023. negyedik negyedévétől az összes Google Workspace Business előfizetés tartalmaz.
Az AppSheet egy low-code no-code eszköz, mellyel kódolási szakértelem nélkül gyorsan, látványosan építhető számítógépen és okostelefonon is használható alkalmazás.
A vállalkozás nyilvántartó Excel táblázatai (listái) kiváló alapot adnak a munkafolyamat automatizáláshoz.
Nagyon fontos minden listában kialakítani egy egyedi azonosító oszlopot, mert csak így küszöbölhető ki a működéshez kapcsolódó adatok ismételt, többszörös berögzítése.
A munkafolyamat automatizálás az irodai adminisztráció minimalizálásától a mesterséges intelligenciával támogatott, robotizált gyártásig és szolgáltatásokig széles skálán mozog.
A munkafolyamatok digitalizálásával a teljes cégműködés átlátható, elemezhető.
